Audit Pengolahan Data Elektronik

1.             Pengertian

Menurut Ron Weber : EDP Auditing adalah proses mengumpulkan dan menilai bukti untuk menentukan apakah sistem computer mampu mengamankan harta, memelihara
kebenaran data, mampu mencapai tujuan organisasi perusahaan secara efektif, dan menggunakan aktiva perusahaan secara hemat.

Menurut Gallegos, Richardson dan Borthick : Komputer Auditing adalah evaluasi atas sistem informasi computer, penggunaan, dan operasi untuk meyakinkan integritas atas informasi unit usaha. Evaluasi tersebut termasuk penilaian atas efisiensi, efektivitas
dan ekonomisasi penggunaan komputer.

2.             Metode Audit EDP :

·         Auditing around the Computer

Yaitu suatu pendekatan audit dengan memperlakukan komputer sebagai ”kotak
hitam”. Teknik ini tidak menguji langkah-2 proses secara langsung, cara
ini hanya berfokus pada masukan dan keluaran dari sistem komputer.

·         Auditing through the Computer

Adalah suatu pendekatan yang berorientasi pada komputer ”dengan membuka
kotak hitam” dan secara langsung berfokus pada operasi pemrosesan dalam
sistem komputer. Cara ini menggunakan asumsi bahwa apabila sistem
pemrosesan ditemukan pengendalian yang memadai, maka kesalahan dan
penyalahgunaan tampaknya tidak akan terlewat untuk dideteksi. Sehingga
keluarannya dapat diterima.

·         Auditing with the Computer

Adalah audit yang menggunakan komputer sendiri (audit software) untuk
membantu melaksanakan langkah-2 audit, yaitu dalam pengujian substantif
(menguji saldo-2 perkiraan laporan keuangan).

3.              Komponen sistem EDP

1.      Hardware
Didalam prosesnya EDP menggunakan hardware dalam menjalankan pekerjaan, perangkat hardware itu seperti :

• CPU
• Peralatan Input data (Keyboard, Mouse, joystik dll.)
• Peralatan Output data (Printer, monitor, proyektor dll.)

2.      Software
Selain menggunakan hardware EDP juga menggunakan software tertentu untuk pengoprasian komputer, jenis-jenis software yang digunakan di dalam EDP adalah sistem program dan program aplikasi.

a.    Sistem Program

Program yang menjalankan fungsi umum yang dibutuhkan dalam pengoprasian komputer, sistem program ini meliputi :

•  OS (Operating System) Program dasar yang digunakan untuk pengoprasian komputer.

•  Utility System Digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas umum,Copy, Paste

• Compilers dan Assembler Digunakan untuk mengubah bahasa program kedalam bahasa yang dimengerti oleh komputer.

• Database Management System Digunakan dalam pengendalian file dan record.

b.    Program Aplikasi

Dalam pemakaiannya digunakan untuk menjalankan proses tugas-tugas tertentu misalkan : Program Akuntansi dalam sebuah perusahaan, audit, perbankkan dll.

Perbedaan audit Manual VS Sistem EDP

1. Visibility

·         Auditor tidak mampu melihat formulir transaksi yang diproses
menggunakan komputer.

·         Auditor tidak dapat melihat bagaimana computer memproses transaksi,
melakukan perhitungan, pemindahbukuan, dll. Dan buktinyapun tidak dapat
dilihat.

·          Komputer dapat memproses suatu transaksi secara serentak untuk
memenuhi beberapa tujuan.

2.    Sarana dan Fasilitas

Sistem komputer yang memerlukan sistem, ruang, peralatan, perawatan, dan fasilitas yang khusus.

3.    Personalia

Sistem komputer yang memerlukan perangkat keras, perangkat lunak, pegawai yang ahli dan terlatih dibidangnya.

4.    Pemisahan Tugas

Untuk mencapai tujuan pengendalian, biasanya dicapai melalui pemisahan
fungsi pengumpulan dan pemrosesan data seperti dalam sistem manual.

5.    Kemungkinan Terjadinya Kesalahan dan Kecurangan

Menurunnya keterlibatan manusia dalam penanganan transaksi yang diproses
oleh computer dapat mengurangi kemungkinan untuk mengamati kesalahan &
kecurangan. Kesalahan & kecurangan yang terjadi selama perancangan
ataupun pengubahan program aplikasi dapat tetap tidak terdeteksi untuk
jangka waktu yang lama.

6.    Kemungkinan meningkatnya supervisi manajemen

7.    Pelaksanaan Transaksi Kemudian dengan komputer

Sistem Pegendalian Intern dalam EDP

Tujuan SPI dalam EDP adalah :

1. Untuk melindungi harta perusahaan
2. Mengecek kecermatan dan keandalan data akuntansi
3. Meningkatkan efisiensi usaha
4. Mendorong ditaatinya kebijakan manajemen yang telah digariskan

Pengendalian Intern dibagi menjadi dua :

1.  Pengendalian administratif, meliputi :

Renana organisasi, metode dan prosedur untuk meningkatkan efisiensi
operasi dan mendorong ditaatinya kebijakan manajemen yang telah
digariskan.

2.    Pengendalian akuntansi, meliputi :
Organisasi, semua prosedur dan catatan yang berhubungan dengan
pengamanan harta kekayaan, serta dapat dipercayainya catatan keuangan.

Pengendalian akuntansi tambahan, telah dispesifikasikan pada waktu suatu komputer digunakan untuk memproses data akuntansi.

Pengendalian Aplikasi :

Pengendalian umum termasuk :

1.      Rencana organisasi dan operasi aktivitas EDP

2.      Prosedur untuk mendokumentasikan, meminjam, menguji, dan menyetujui sistem atau program dan perubahan yang sebelumnya.

3.      Pengendalian yang dibangun dalam peralatan oleh pabrikan

4.      Pengendalian atas akses peralatan dan berkas data

5.      Data lain dan pengendalian prosedural yang mempengaruhi operasi PDE
secara keseluruhan.

Pengendalian aplikasi termasuk :

1.      Pengendalian masukan

Pengendalian input merupakan fungsi yang penting karena banyak kesalahan yang terjadi pada input data. Pengendalian input dirancang guna memperoleh kepastian bahwa data yang diterima untuk processing telah disahkan dan diubah sesuai dengan bahasa yang diketahui komputer.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengendalian input :

a)      Pengesahan

Semua transaksi harus disetujui dan disahkan oleh management atau orang yang diberi wewenang. Dalam beberapa kasus, komputer melakukan fungsi pengesahan, misalnya perintah pembelian secara otomatis akan dikeluarkan komputer bila persediaan sudah mencapai tingkat tertentu.

b)    Konfersi input data

Pengendalian konversi input data dalam bahasa mesin dimaksudkan untuk memastikan bahwa data telah dimasukkan dengan benar dan konfersi data dilakukan dengan valid.

Pengendalian ini meliputi :

- Pengendalian verifikasi, yaitu dengan cara memilih sebagian input data dari sumber dokumen yang sama oleh orang kedua dan membandingkan hasilnya, atau menggunakan turn-araound document.

Edit komputer :

- cek kesalahan dat

-cek validitas karakter

-cek limit

-cek validitas tanda

-cek validitas kode

-pengendalian total/jumlah

c)    Koreksi kesalahan

          Koreksi pada data yang tidak benar penting untuk ketepatan pencatatan dalam akuntansi. Kesalahan harus dibenarkan oleh pihak yang bertanggung jawab, misalnya kesalahan dari dokumen sumber dikoreksi departement pemakai, sedangkan kesalahan konversi dikoreksio departement edp.

2.      Pengendalian pemrosesan

Pengendalian proses dirancang untuk memberikan kepastian bahwa proses komputer dilaksanakan seperti yang diharapkan pada aplikasi tertentu. Pengendalian ini harus menghindarkan dari kehilangan, penambahan, penggandaan, selama proses berlangsung. Pengandalian proses yang lazim dilaksankan adalah :

1) Pengendalian jumlah

2) Label identifikasi untuk file

3) Cek kelayakan / batas

4) Laporan sebelum dan sesudah update master file

5) Sequensial tes

6) Proses penelusuran data

3.      Pengendalian keluaran

Tujuan pengendalian output adalah untuk mastikan kebenaran hasil proseccing dan memastikan bahwa hanya personil berwenang yang berhak menerima output tersebut. Ketepatan dari hasil prosesing harus mencakup file yang di up-date dan hasil cetakannya.

Pengendalian output meliputi :

1) Rekonsiliasi penjumlahan

2) Perbandingan dengan dokumen sumber

3) Penelitian visual

Pertukaran data elektronik (EDI) :

PERTUKARAN DATA ELEKTRONIK (Electronic Data Interchange – EDI)

Transmisi data dalam bentuk terstruktur dan dapat dibaca mesin secara langsung dari komputer ke komputer antara beberapa perusahaan

EDI adalah implementasi yang dominan dari sistem informasi antar organisasi

Ada dua standar utama EDI :

1.The American National Standards Institute standar ASC X 12 digunakan di Amerika
Utara
2.The EDIFACT International Standards digunakan di Eropa

ELECTRONIC DATA INTERCHANGE.

Pemanfaatan EDI di Indonesia nampaknya masih belum mengalami pertumbuhan dan perkembangan yang signifikan. Masih sangat jarang yang memanfaatkan system ini sebagai salah satu komponen teknologi informasi. Definisi EDI sendiri ialah pertukaran data secara elektronik antar perusahaan dengan menggunakan format data standar yang telah disepakati bersama.

Dengan EDI ini perusahaan akan lebih mudah dalam melakukan pertukaran data baik didalam internal organisasi ataupun dengan pihak stakeholder. Berikut ini ialah keuntungan yang akan didapatkan organisasi jika menerapkan EDI.

* Penghematan Biaya : Penghematan ini didapatkan karena dengan EDI tidak akan ada biaya kertas, tidakada biaya penyimpanan dokumen kertas dan tidak akan ada biaya pengiriman dokumen kertas.

* Kecepatan : Kecepatan ini didapatkan karena dengan EDI leadtime pengiriman dokumen hanya kurang dari 1 menit.

* Keakuratan : EDI akan mampu menghasilkan tingkat akurasi tinggi karena tidak ada entry data ulang. Selain itu sistem EDI sudah dilengkapi dengan ECC (Error Correction Control) yang akan mengidentifikasi kesalahan dengan cepat sehingga dapat segera diperbaiki.

* Keamanan : Penggunaan enkripsi dokumen membuat dokumen hampir tidak bisa dipalsukan.

* Integrasi : Integrasi antar sistem dapat dilakukan dengan perantara EDI. Setiap unit didalam organisasi akan terintegrasi dengan adanya EDI didalamnya sehingga proses menjadi lebih efisien.

Risiko Audit :

1.         Risiko Inherent, adalah risiko yang berasal dari adanya kemungkinan
kesalahan material yang dikandung oleh laporan keuangan yang diaudit

2.         Risiko pengendalian, adalah risiko yang berasal dari adanya kemungkinan
kesalahan yang berasal dari ketidakmampuan sistem intern untuk
menemukan, menghindarkan kesalahan secara dini.

3.         Risiko deteksi, adalah risiko yang berasal dari adanya kemungkinan
auditor tidak menemukan kesalahan material sewaktu melakukan audit.

Pengetahuan yang harus dimiliki oleh auditor komputer :

1.Computer system, operations dan software.

2. CIS techniques

3. Management concept & practices

4. Security of the CIS functions

5. Assesment of Risk and Threats

6. Auditing Concepts and Practices

7. Additional Qualifications