Pengertian Audit Sumber Daya manusia (SDM)
Audit merupakan proses pengumpulan dan pengevaluasian bahan
bukti tentang informasi yang dapat diukur mengenai suatu entitas ekonomi yang
dilakukan seorang yang kompeten dan independen untuk dapat menentukan dan
melaporkan kesesuaian informasi dengan kriteria-kriteria yang telah ditetapkan
(Arens, 1997). Sedang audit SDM adalahpemeriksaan kualitas kegiatan SDM secara
menyeluruh dalam suatu departemen, divisi atau perusahaan, dalam arti
mengevaluasi kegiatan-kegiatan SDM dalam suatu perusahaan dengan
menitikberatkan pada peningkatan atau perbaikan (Rivai, 2004).
Sedangkan menurut Gomez- Mejia (2001), audit sumber
daya manusia merupakan tinjauan berkala yang dilakukan oleh departemen
sumber daya manusia untuk mengukur efektifitas penggunaan sumber daya manusia
yang terdapat di dalam suatu perusahaan. Selain itu, audit memberikan
suatu perspektif yang komprehensif terhadap praktik yang berlaku sekarang,
sumber daya, dan kebijakan manajemen mengenai pengelolaan SDM serta menemukan
peluang dan strategiuntuk mengarahkan ulang peluang dan strategi tersebut.
Intinya, melalui audit dapat menemukan permasalahan dan memastikan
kepatuhan terhadap berbagai peraturan perundangan-undangan dan rencana-rencana
strategis perusahaan.
Audit SDM merupakan suatu metode evaluasi untuk menjamin
bahwa potensi SDM dikembangkan secara optimal (Rosari, 2008). Secara lebih
terinci, audit SDM juga memberi feedback dan kesempatan untuk:
1. Mengevaluasi
keefektifan berbagai fungsi SDM yang meliputi rekrutmen dan
seleksi, pelatihan dan penilaian kinerja.
2. Menganalisis
kontribusi fungsi SDM pada operasi bisnis perusahaan.
3. Melakukan benchmarking
kegiatan SDM untuk mendorong perbaikan secara berkelanjutan.
4. Mengidentifikasi
berbagai masalah strategi dan administratif implementasi fungsi SDM.
5. Menganalisis kepuasan
para pengguna pelayanan departemen SDM
6. Mengevaluasi ketaatan
terhadap berbagai peraturan perundang-undangan, kebijakan dan regulasi
pemerintah.
7. Meningkatkan
keterlibatan fungsi lini dalam implementasi fungsi SDM.
8. Mengukur dan
menganalisis biaya dan manfaat setiap program dan kegiatan SDM
9. Memperbaiki kualitas
staf SDM.
10. Memfokuskan staf SDM pada berbagai isu
penting dan mempromosikan perubahan serta kreatifitas.
Manfaat Audit SDM
Menurut Rivai (2004), audit SDM mengevaluasi aktifitas SDM
yang digunakan dalam suatu perusahaan dan merupakan pengendalian kualitas
keseluruhan yang mengevaluasi aktifitas SDM dalam suatu perusahaan. Manfaat
dari audit SDM ini antara lain yaitu:
1. Mengidentifikasi kontribusi-kontribusi
departemen SDM terhadap perusahaan.
2. Meningkatkan citra
profesional departemen SDM
3. Mendorong
tanggungjawab dan profesionalisme yang lebih besar diantara karyawan departemen
SDM
4. Memperjelas
tugas-tugas dan tanggungjawab departemen SDM
5. Menstimulasi keragaman
kebijakan dan praktik-praktik SDM
6. Menemukan
masalah-masalah SDM yang kritis
7. Menyelesaikan
keluhan-keluhan dengan berpedoman pada aturan yang berlaku
8. Mengurangi biaya-biaya
SDM melalui prosedur yang efektif
9. Meningkatkan kesediaan
untuk mau menerima perubahan yang diperlukan didalam departemen SDM.
Tujuan Audit SDM
Ketika anda melakukan audit SDM, sebenarnya ada beberapa hal
yang mesti diketahui yakni kegunaan audit SDM itu sendiri. Ini tergantung dari
perspektif dan tujuan audit SDM itu sendiri. Dengan mengetahui tujuan audit,
maka pelaksanaan audit dan prosesnya akan menyelaraskan dengan tujuan tersebut.
Beberapa hal yang menjadi tujuan dan kegunaan audit SDM antara lain:
1. Mencari hal-hal yang
berpotensi menimbulkan masalah serius di kemudian hari.
2. Mencari area yang
dapat dilakukan perbaikan dan improvement.
3. Sebagai alat
dokumentasi untuk merger, akuisisi maupun reorganisasi.
4. Untuk mencari tahu
seberapa jauh pemenuhan sistem dengan standar, peraturan dan regulasi yang ada.
Menurut Rivai (2004), audit SDM bertujuan untuk:
1. Menilai efektifitas
SDM.
2. Aspek-aspek yang masih
dapat diperbaiki.
3. Mempelajari
aspek-aspek tersebut secara mendalam.
4. Menunjukkan
kemungkinan perbaikan, serta membuat rekomendasi untuk pelaksanaan perbaikan
tersebut.
Objek Audit Sumber Daya Manusia (SDM)
Aspek SDM yang dapat diaudit cukup luas, karena SDM itu
sendiri mencakup fungsi perencanaan, fungsi pengembangan, fungsi pemeliharaan,
fungsi informasi, fungsi penghargaan dan penghukuman, serta fungsi peningkatan
kinerja. Dengan demikian jika dirinci, obyek yang dapat diaudit adalah sebagai
berikut:
ü Fungsi Perencanaan: Manpower Planning,
Manpower Recruitment, Manpower Fulfillment, Sourcing Candidate.
ü Fungsi Pengembangan: Training,
Development, Coaching, Mentoring.
ü Fungsi Pemeliharaan: Industrial
Relation, Coorporate Social Responsibility.
ü Fungsi Informasi & Teknologi: Personnel
Data Base, Sistem Informasi Manajemen SDM (HRIS).
ü Fungsi Penghargaan dan Penghukuman: Compensation
& Benefit, Reward, Termination, Punishment.
ü Fungsi Peningkatan kinerja: Performance
Management System, Pay for Performance.
Aspek diatas merupakan sisi Hard Capabilities
Organization karena masih banyak berkutat dalam hal sistem dan
prosedur. Perkembangan selanjutnya yang bisa menjadi pertimbangan audit adalah
mengaudit aspek Soft Organization, antara lain:
ü Budaya Organisasi
ü Audit Competency Staff SDM
ü Audit kepuasan terhadap fungsi SDM
Ruang Lingkup Audit SDM
Dalam pelaksanaan audit SDM untuk mendukung jalannya
kegiatan-kegiatan SDM perlu dilakukan pembatasan terhadap aspek yang akan di
audit. Secara garis besar, prospek audit SDM dilakukan terhadap fungsi SDM yang
berkaitan dengan kegiatan-kegiatan SDM yang dimulai dari perencanaan SDM,
perekrutan, penyeleksian, pelatihan, dan evaluasi kinerja SDM (Handoko, 1997).
Menurut Sherman & Bohlander, audit SDM memberikan
peluang untuk:
1. Menilai efektivitas
fungsi SDM
2. Memastikan ketaatan
terhadap hukum, kebijakan, perturan dan prosedur
3. Menetapkan pedoman
untuk penetapan standar
4. Memperbaiki mutu staf
SDM
5. Meningkatkan citra
dari fungsi SDM
6. Meningkatkan perubahan
dan kreatifitas
7. Menilai kelebihan dan
kekurangan dari fungsi SDM
8. Memfokus staff SDM
pada masalah masalah penting
9. Membawa SDM lebih
dekat pada fungsi fungsi yang lain.
Instrumen-Instrumen Audit Sumber Daya Manusia
Dalam pengumpulan informasi tentang aktifitas-aktifitas SDM,
ada beberapa instrumen yang dapat membantu dalam menghimpun data
aktivitas-aktivitas sumber daya manusia, diantaranya:
1. Wawancara, wawancara
dengan karyawan dan manajer adalah suatu sumber informasi mengenai aktivitas
sumber daya manusia. Komentar mereka membantu tim audit mencari bidang-bidang
yang membutuhakn perbaikan. Kritik dari karyawan dapat menunjukkan
tindakan-tindakan yang harus diambil oleh departemen untuk memenuhi kebutuhan
mereka. Demikian juga, sumbang saran manajer dapat mengungkapkan cara-cara
untuk memberikan mereka servis yang lebih baik.
2. Kuesioner, karena
wawancara itu menyita waktu dan mahal serta kerap hanya terbatas pada sedikit
orang, banyak departemen sumber daya manusia yang menggunakan
kuesioner-kuesioner untuk memperluas lingkup riset mereka. Selain itu,
kuisioner juga dapat memberikan jawaban-jawaban yang lebih terbuka dibandingkan
wawancara tatap muka.
3. Informasi
Eksternal, informasi adalah alat sentral dari tim audit.
Perbandingan-perbandingan luar memberikan kepada tim audit suatu perspektif
terhadapnya aktivitas-aktivitas perusahaan dapat dinilai.
4. Analisis Catatan
5. Eksperimen-Eksperimen
Riset
6. Audit-Audit
Internasional
Kegiatan-Kegiatan Auditor
Tiga bidang utama yang difokuskan pada Audit Sumber Daya
Manusia terdiri atas policy/management audit, performance/operasional
audit, dan financial audit.
1. Policy/Management Audit
Penilaian yang dilaksanakan secara sistematis dan
independent, berorientasi ke masa depan terhadap: keputusan dan kebijakan yang
dilakukan oleh manajemen yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas SDM melalui
perbaikan pelaksanaan fungsi manjemen, pencapaian rencana yang sudah ditetapkan
serta pencapaian sosial objektif.
2. Performance/Operasional
Audit
Merupakan suatu kegiatan penilaian yang sistematis yang
dilaksanakan secara objective dan independent berorientasi atas masa depan
untuk semua kegiatan yang ada dalam suatu perubahan yang utamanya dalam bidang
SDM.
3. Financial Audit
Mempunyai orientasi pengujian/penilaian secara independent
dan objectif atas tingkat kewajaran dan kecermatan serta data keuangan untuk
memberikan perlindungan keamanan asset perusahaan dengan melakukan evaluasi
kelayakan internal control yang di tetapkan. Audit ini sendiri dapat dilakukan
dalam beberapa situasi, diantaranya:
a. ketika dirasa
diperlukan oleh manjemen puncak
b. ketika suatu kekuatan
eksternal yang memaksa untuk dilakukan suatu tinjauan
c. ketika suatu
perusahaan yang signifikan dalam suatu dunia usaha yang memaksa untuk melakukan
konsiderasi ulang manajemen SDM
d. ketika seorang manajer
baru yang merasa bertanggung jawab atas Dep. SDM
e. ketika suatu
keinginan spesialis SDM untuk meningkatkan praktek dan sistem SDM perusahaan.
Proses Audit
Proses audit terdiri atas enam langkah:
1. Mengkomunikasikan
gagasan dan makna audit SDM dan menekankan berbagai manfat yang dapat
diperoleh, serta mendapatkan dukungan manajemen puncak.
2. Memilih personalia
dengan berbagai ketrampilan dan menyusun tim audit, serta memberikan
pelatihan yang dibutuhkan.
3. Mengumpulkan data dari
berbagai jenjang, fungsi dan unit yang berbeda dalam organisasi.
4. Menyiapkan laporan
audit bagi para manajer lini dan evaluasi departemen SDM.
5. Membahas laporan
dengan para manajer pengoperasian terkait yang kemudian menindaklanjuti
hasil evaluasi.
6. Memasukkan berbagai
tindakan korektif ke dalam proses penetapan sasaran operasi organisasi
regular.
0 komentar:
Posting Komentar